Wybór najlepszego miejsca na zorganizowanie konferencji jest często kluczem do sukcesu i sprawą decyzyjną o tym, jak przebiega całe spotkanie. Niestety w większości przypadków jest wybierane przypadkowo. Konferencja naukowa może mieć charakter międzynarodowy. Omawiane są sprawy mogące wpłynąć na wiele dziedzin życia, za czym idą konkretne sumy pieniędzy. Jeden uścisk ręki może zaważyć na dojściu do porozumienia. Miejsce na to wydarzenie musi być bardzo dobrze przygotowane i do tego przystosowane, a obsługiwać musi je najlepszy personel.
Dogodny hotel musi być usytuowany strategicznie, czyli w niewielkiej odległości od lotnisk, stacji, dworców, tak by goście bez trudu i na czas dotarli. Miejsce spotkania powinno być dobrze oznakowane, a sama sala musi znajdować się w centralnej części budynku. Powinna być na tyle duża, że pomieści liczbę osób, która będzie brała udział konferencji. W wyposażeniu sali powinna znaleźć się odpowiednia ilość sprzętu konferencyjnego wysokiej jakości. Jest to między innymi sprzęt nagłośnieniowy jak mikrofony, multimedialny projektor, laptop, telewizor drukarka.
W harmonogramie przebiegu konferencji naukowej jest również czas, aby się odprężyć. Wówczas łatwiej chłonąć wiedzę i skupić się podczas spotkania. Takie miejsce na konferencje znajdziemy w mieście Poznań hotel z basenem zapewni wymaganą chwile relaksu. Konferencję naukową należy zorganizować w miejscu, które skupia wszystkie te aspekty.
