Prowadzenie firmy wiąże się z wystawianiem dużej ilości faktur. Są one obowiązkowe podczas każdej transakcji między podmiotami gospodarczymi (innymi firmami), a także gdy kontrahentem jest osoba fizyczna – na jej wyraźne żądanie. Wystawiając fakturę należy zapamiętać, że jest to dokument o mocy urzędowej i nie możemy pozwolić sobie na jakiekolwiek błędy, podczas jego wypełniania. Jeżeli robimy to ręcznie, koniecznie zapamiętajmy kilka najważniejszych danych o naszej firmie, dzięki czemu praca będzie znacznie szybsza.
Dokument rozpoczyna się od określenia rodzaju. Może to być bowiem zwykła faktura, oraz wersja VAT. W tym drugim przypadku nabywca, jeśli jest to inna firma, będzie miał podstawę do odliczenia podatku. Na samej górze powinny być wypisane daty wystawienia, a także realizacji usługi bądź dostarczenia towaru. Poniżej wpisujemy dane sprzedawcy oraz nabywcy, nie zapominając o takich informacjach jak numer NIP. Jeśli zapomnimy wpisać tego numeru bądź pomylimy się, taka faktura będzie z mocy prawa nieważna.
Następnie należy wyszczególnić rodzaj oraz ilość sprzedanego towaru bądź wykonanych usług. Wypełniamy następujące pola: wartość netto, stawka VAT, kwota VAT, wartość brutto. Na dole musi znaleźć się informacja czy faktura jest do opłacenia, bądź czy jest już zapłacona, a jeśli tak – należy wyszczególnić rodzaj płatności. Pozostaje już tylko pole do podpisu dla nas i naszego kontrahenta. Nie można zapomnieć o generowaniu pliku JPK, który służy w późniejszym czasie do rozliczenia się z urzędem skarbowym. Ten krok jest absolutnie kluczowy, jeśli posiadamy oprogramowanie do fakturowania, pliki JPK będą generowane przez nie automatycznie.
